外贸开发信.doc

很多 sales 朋友常常抱怨,开发信效果很差, 100 封里面好几十封退信,剩下的就是石沉大海,难得有一个老外回一句“ No, thanks. ”就可以让你激动半天。其实大家有没有想过,这样的做法会严重挫伤自己的积极性。可以试想一下,当你一天坐在电脑面前 12个小时,从 google 和各种黄页搜索到客人信息, 一封一封开发信发出去,晚上满脸疲惫的回家,等第二天满怀希望上班的时候, 邮箱里爆满各种各样的退信,你是什么感受? 我以前也是做业务的,当年大学毕业后从业务助理、跟单做起,后来做 sales 和 sales manager , PA to director , 一直到现在做 buyer , 中间换了几份工作, 也经历过大部分朋友所经历的各种问题。我当时也有这么一段时间,没日没夜地发推销信,找新客人,无休止地报价,但效果甚微。后来跟很多不同的客人熟识了以后,私底下聊起才发现,当初的开发信写的是大大有问题的。很多老外也是做 sales 的,也会写开发信,为什么成交率比我们高很多?即使不说成交率,回复率也大大高过我们? 很多刚毕业的朋友们都是学国贸专业出来的,一般都学过外贸函电这门课,老师们反复教你们怎么写商务信函,怎么回询盘等等,其实这些教材几乎都是学院派人士编的,不是老掉牙过时的东西,就是和现实基本脱节的。很多老师一辈子都呆在学校里,连外贸都没做过,你怎么能指望从他们这里学到写商务信函的精髓?真正的好的 email ,必须要模仿老外的行文方式,尤其是英语为母语的客人!即使你的邮件写得四平八稳,语法精到,整篇下来没有任何错误,在大学里可以拿满分作文了,可客人收到以后,还是怎么看怎么别扭。我觉得,你给客人写邮件的时候,必须要忘记中国人的行文和思维方式,要按欧美人的****惯去思考问题和写邮件,这样才能让客人把你当成同类。到那一天,你随便写一封邮件,当大部分人都看不出这封邮件出自一个中国人之手,你就出师了! 我先列举一些大部分朋友写 email 时常范的错误,大家可以看看,对比一下自己,其中的几条是自己也会有的?接下来再讨论开发信怎么写。呵呵。 1)邮件写得过长。客人的时间很宝贵,每天要收到数百封邮件,你想想, 一个不认识的人发了一封又长又臭的邮件给你,英语表述又不好,还加了好几 M 的附件,你会不会认真去看?而且很多老外的时间观念很强,每天都有几块固定的时间用来处理 email ,很多长篇大论的邮件,只要不是他的熟人发的,一般会被直接删除,或者是把你的地址设为垃圾邮件。我问过很多西欧客人,他们一般处理每一封邮件的时间是 2-3 秒,也就是大致扫一眼,重要的邮件,一般马上仔细阅读并回复,不是太重要的,会在 outlook 里标注上要处理的具体时间,然后从 inbox 拉到相应的子目录里。换句话说, 只要客人的邮箱地址是对的,也是你要找的 right person ,你的开发信只能停留在他眼前 2-3 秒,就是决定命运的时刻了。这种情况下,试问你敢不敢把邮件写得很长? 2 )没有明确的主题。一个不明确的主题,会让客人根本没兴趣去打开陌生人的邮件。这个就需要经验了,内容要言简意赅,直接吸引客人通过主题去点开邮件,目的就达到了。至于他看了以后有没有反应,就要看实际情况和你内容的功力了。有些人写邮件会这样设置主题:“ we are the manufacturer of lights ”, 又或者“ need cooperation ”,或者“ Guangdong *** pany ltd ”,或者“ price list for lights-Guangdong *** pany ltd ”等等,一看就知道是推销信。当你一个礼拜就收到一封推销信,你可能会有兴趣看看,但是如果你一天收到 N 封推销信,估计就会很厌烦,直接删掉算是客气的了。所以如何把主题写好,让客人知道这是封推销信,还是要忍不住打开看看?就要根据之际情况来判断了。举个例子吧, 假设我是做太阳能灯的公司 DEF Co. Ltd ,目前公司最大的客人是美国的 Home Depot ,尽管可能是通过贸易商做的,不是直接合作, 但是完全可以当作一个开发新客人的筹码!如果我要写一封开发信给美国的 ABC inc (这个名字是我编的) ,我从 google 上了解了一些这个公司的信息,知道他们是美国的进口商,有做太阳能灯系列,希望能试着开发这个客人,我一般会这样写主题,“ Re: ABC inc/Home Depot vendor-solar light/DEF Co., Ltd .”其中, ABC inc 代表了客人的公司名, 你在写给他的主题上首先加上他公司名, 表示对他们公司的尊重; Home Depot vendor-solar light 明确表示你是北美第二大零售商 Home