会议组织流程--流程图.doc

会议组织流程图
相关负责人
办公室
参会人员
确定参会人选
安排议事日程
确定会议主题
审批
形成决议
主持会议
安排会议场所
信息存档
下发会议纪要
整理会议记录
发布会议信息
执行
准备参会材料
确定参加
ﻫ
ﻬ　一、公司级会议的组织工作ﻫ　 　会议分为：大、中、小ﻫ　 　 大型会议一般较少，以年终总结会议为代表ﻫ　 　　中型会议以竞岗、办公会议等为主
　 小型会议最多，以领导班子会议为代表

　　 　如何组织大型的会议呢？
　绝大多数是在会前的工作：会议的前期，参加会议的人都会关注会场环境、温度、灯光、音乐、位次等等,所以，会议前要做很多的工作。
　　　ﻫ１、前期的筹备：
会前通知:
有2大工作:一是通知，二是反馈
1。 先说通知，方式有：ﻫ　 　 书面：一般是大的、时间长、参加人员多的会议；ﻫ　　 　口头:小型的、小范围的会议。ﻫ 　内容:时间、地点、参加人员、会议内容、要求（笔记等)ﻫ　　 　注意：通知时要:通知、再落实（跟踪到底)ﻫ　　 如果通知做不好,那就是公司的大事了(哦,是某某部门没有通知到呀！））ﻫ　　 所以，下通知一定要下到人！这要切记!另外，下通知必须设立记录本,及时记录、查阅。“好脑子不如个烂笔头!”
．３ 　准备会议需要的资料：
　 设立接待处,一般在进场入门处,
讲演稿（不做保密的可以为与会代表每人一份）
　 　 　会议日程安排表
　 铅笔和纸(或是其他本笔，这些可以和礼物等一同给与会代表）
签到表,一般小型的技术性会议,如果是社会性大会议，可以不用。
　　 横幅（会议的题目，大约提前3-５天制作）

会议的日程:中型以上会议：
　 　１、主持人２、讲话人３、发言人是谁？４、发奖人是谁？ﻫ 　　 一定要书面的第一、第二、三、四……ﻫ 　 时间……某某作什么…某某做什么……ﻫ　 　　如对主持人有特别的要求（如公司领导的特殊要求）,也可以委托
　 讲话人：总经理或其他分管领导主持。ﻫ 　ﻫ 　 另外，要对演讲稿进行审核，、上报、修改、上报……一直到最后的确认,特别是大会、　　 　如有发言人必须要挑选、是门店的必须与店长或其上级主管沟通、推荐后,我们再排查!ﻫ　　 　排查内容：1、发言稿件2、仪容要求３、声音４、是否能行ﻫ 　　　选好后再安排召集所有发言人开会，提出要求、干什么、什么事、代表谁发言、发言从那些角度写、应该写什么、什么时间稿子上报审核—-稿件必须要审核!ﻫ　　 　
会场的布置
1．3．1 　会（徽)标：(必须要体现出本次会议的内容)、
。２ 主席台的安排：谁？、几个人？、怎样安排?是否需要铭牌？位置如何安排、会场的卫生、椅子、凳子、是否购用?怎样安排?是多个分店(部门）的来的,除主管和中层外，其他要分区坐（座）,一个团队一个区域。
1。３。3 给与会代表的资料提前摆放的桌子的相应位置。
．４ 悬挂横幅
．５ 非常重要的会议，请速记员。