财务部在合同管理中的作用.doc

财务部在合同管理中的作用一、,财务人员参与的机会较少,尤其是在合同前期的谈判、签订以及后期的验收结算过程中,财务人员对于合同管理工作缺乏必要的主动参与意识,往往把自己定位为会计核算人员,而并不是合同的监督管理人员,长此以往,财务人员很难对合同进行科学的管理。此外,企业的合同承办部门也没有重视财务人员参与进来的必要性与重要性,一旦合同签订之后,企业要面临的风险将难以有效应对;,因此,其相应的合同档案管理方法也不够规范化,处于一种较为落后的状态之中,容易造成一定的管理混乱。久而久之,我国企业的合同管理工作就会导致会计信息的滞后性,无法建立一个较为完备的会计核算体系,甚至造成合同的遗失等。这种混乱不堪的合同管理工作,主要是由于我国企业的合同管理工作中仍然缺乏一个可操作的管理平台,依然依靠手工来操作,合同管理的随意性与主观性偏大。二、财务部在合同管理中的具体职能分析鉴于以上合同管理的问题,企业的财务部必须参与到合同管理中来,切实发挥出自身应有的监督与管理职能。事实上,财务部参与到合同管理中来,是有必要性的,即能够确保企业的经济合同符合国家财经法规的要求,为企业经济合同签订提供准确的经济信息,能够确保企业经济合同的顺利履行与结算等。那么,财务部在合同管理中的具体职能分析如下:,应该确立合适的合同管理制度,并配备归口管理部门,明确相关部门与人员的职责。在这个过程中,财务部有着参与进去的必要性与重要性,它们应该积极主动的参与到合同管理制度的建立与修订过程中去,争取一定的话语权,提高自己在合同管理制度中的贡献能力,从制度方面来把控好合同管理工作中自己所应该承担的义务与责任,要积极倡导建立完善的合同管理体系,如果发现合同管理制度中存在某些缺陷的话,应该主动提议进行修订与完善; ,还应该让财务部根据企业发展的实际需要来选择一些合格或者优秀的培训讲师对员工进行合同管理培训,努力提升企业员工的整体风险控制意识与风险防范能力。这里的合同管理培训的对象与宣传的对象应该是全体企业员工,培训内容应该包含了民法通则、合同法和票据法等常用法律法规等,以计算机网络技术等来开通多种合同管理渠道与平台,还可以制定一些宣传小册子或开设企业内部的宣传栏目等,让财务部在合同管理工作中发挥出应有的引导作用;,应该预先组织财务部的相关人员进行充分的研究与讨论,尤其要让分管财务的领导人积极主动的参与到重大项目的采购、销售过程中去,从而为企业的项目签约提供有力的信息支撑。事实上,企业财务部应该给企业在合同签订前提供一定的具体信息,主要包含了对方的主体资格以及信用状况等,财务部可以通过对方提供的财务报告以及税务部门证明等来评定对方的实际状况,从而为企业合同的签订提供较为可信的依据;,影响巨大且资金数额巨大的项目合同签订时,财务部就应该选派专业人员参与到合同谈判的具体过程中去,要对相关的信用条件等各种事项发表自己的专业见解,并充分考虑到各种风险,企业应该把财务人员的意见与其他谈判人员的意见进行汇总并记录下来,明确各自的责任与义务。在谈判之后,企业还应该建立合适的合同会审机制,尤其要对重要的合同文本进行严格的审核,这就需要财务部派出财务人员参与进来,对重要合同的内容进行严格的把关,尤其把重点放在结算方式、涉税事项、定价方法、发票与其他收付款凭证和风险控制等方面,必要的时候,还可以由财务人员在审核后提出相应的修改建议;,主要包含了借款合同、发行企业债券或短期融资券合同等,整个操作过程中,财务部应该明确责任人,严格按照合同管理制度进行公开、公平、公正的操作,让合同条款尽可能的做到内容完整,表述严谨准确等,还可以根据实际情况进行适当的修改。如果已经起草了相关的合同文本,还可以通过认真的审查来进行最终的确定,维护合同双方的合法权益。当然,企业财务部还应该办理合同结算,并做好会计核算工作。事实上,办理合同结算是企业财会部门的一项核心职能,它有利于财务部帮助企业对合同进行跟踪式的管理,保障及时收款等,建立一种合同台账方式,一旦发现问题可以立即采取相应的补救措施。而会计核算工作则会更好的反映出合同涉及的资产等状况,从而为企业管理层提供合同管理的科学依据;,处理合同纠纷企业的合同承办部门和经办人员应该对合同管理工作从订立到履行终结的全过程进行跟踪式