档案的整理方法与步骤.docx

科技档案的整理方法与步骤科技档案的整理要经过分类、组合、案卷和卷内文件材料排列、编号、编制卷内目录和备考表、装订装盒、编制案卷封面和脊背、编制案卷目录、入库上架等九个步骤。第一步 分类科技档案一般有产品、科研、基建、设备四大类,我们旗各单位的科技档案主要有基建、设备两大类,各单位先把科技文件材料按基建、设备两大类分开,然后在每个大类里将科技文件材料按项目归类。基建档案:一般先按工程性质或用途分类,之下按具体项目分类。如果项目不是很多的单位,可直接按具体项目分类。设备档案:一般先按设备性质或用途分类,之下按设备型号分类。如果设备不是很多的单位,可分到设备性质,不必再分下去。特别提示:一个科技项目的文件材料具有成套性,其他项目的文件材料不能混入。科技项目的前期文件材料不能归入文书档案中,应归入所针对的项目科技文件材料中。第二步 组合1、基建档案按形成阶段和内容分别组卷。基建档案一般有依据性文件(可行性研究、立项)、基础性文件(勘探、测绘、征迁工作、招投标)、设计文件、施工文件、监理文件、竣工验收文件、评奖创优文件和使用、维修、改建、扩建文件等不同阶段形成的文件。基建文件材料数量多,规格杂,组卷时可考虑在同一阶段内同一种格式的材料组卷,如竣工图组一卷或若干卷。若项目较小,材料不是很多,则可几个阶段的材料组成一卷,应视情况灵活掌握。组卷顺序:依据文件(可行性研究、立项、审批)→基础性文件(勘探、测绘、征迁工作、招投标)→设计文件→施工文件→监理文件→竣工验收文件→评奖创优文件→使用、维修、改建、扩建。2、设备档案按形成阶段和文件内容分别组卷。设备档案一般有立项审批、购置合同、开箱验收(合格证、说明书、随机图纸、质保书等)、安装调试、使用维护、更新改造等阶段和内容。组卷时按文件形成阶段、文件内容,结合数量多少确定组合。小型设备材料少的,可将文字材料和随机文件材料组成一卷。这也应视情况灵活掌握。组卷顺序:市场调研→立项审批→购置合同→商务洽谈→开箱验收(合格证书、说明书、随机图纸、质保书等)→安装调试→验收→使用维护→更新改造。第三步 案卷和卷内文件材料排列11、基建类案卷按项目依据性材料、基础性材料、工程设计(含初步设计、技术设计、施工设计)、工程施工、工程监理、工程竣工验收等排列。2、设备类案卷按设备依据性材料、外购设备开箱验(自制设备的设计、制造、验收)、设备安装调试、随机文件材料、设备运行、设备维护等排列。3、卷内管理性科技文件材料按问题、时间或重要程度排列。4、文字材料和图纸组在一卷的,应文字材料在前,图样材料在后。5、有译文的外文材料译文在前,原文在后。6、有编号的图纸按图纸编号排列。第四步 编号编号有两种方式:1、装订成卷的,案卷内科技文件材料要逐页编页号,位置正面在右下角,背面有文字的在左下角。图样页号编写在标题栏内。卷内目录、卷内备考表不编写页号。成套图样或印刷成册的科技文件材料,自成一卷的,原目录可代替卷内目录,不必重新编写页号。与其他科技文件材料组成一卷的,应排在卷内文件材料最后,将其作为一份文件填写卷内目录,不必重新编写页号,可在备注中注明总页数。2、不装订的,案卷内应在每份科技文件材料的右上角加盖档号章。档号章有档号、序号两个栏目。序号:卷内科技文件材料的顺序。档号:填写全宗号、分类号(项目代号或目录号)、案卷号。一般各单位的科技档案不