2014-09-04档案管理学档案管理学讲义.ppt

档案管理学2008年9月第一章档案概论第一节档案的概念及其基本含义第二节档案与相关事物的关系第三节档案的种类第四节档案的源流第五节档案的价值与作用第一节档案的概念及其基本含义档案的概念档案是办理完毕仍有价值的集中保存的文件档案是保存备查的历史记录行业定义:国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。档案是社会组织或个人在社会实践活动中直接形成的具有清晰、确定的原始记录作用的固化信息。对档案概念的理解社会性只要有人类社会活动,就会产生文件并转化为档案。历史性档案是过去已经形成的而不是正在形成或尚未形成的东西。确定性档案内容信息的清晰、确定性和其载体的固化、恒定性。对档案概念的理解原始记录性——档案的本质特性档案是人们在社会实践中直接形成的原始性信息记录。这是档案区别于其他事物尤其是相邻事物的本质所在。也是从根本上决定着其管理方法的基本取向。第二节档案与相关事物的关系档案与信息档案是信息的一种实存形态,它所记载的内容是一种信息,具有信息的一般属性,如中介性、可替代性、可传输性、可共享性等。但档案信息又具有自身的某些特性,它是一种原生信息,是诸种信息中最重要的一种信息。主要表现为原始性和回溯性。档案与文献文献一般是指前人留下来的历史文化价值较高,内容较系统完整的信息记录。二者之间的区别:本质不同:档案是社会实践的原始记录,是第一手的原生信息。文献则不论是否原始记录,非原始记录性的信息记录也可成为文献。档案与文献二者之间的区别:文献注重历史文化价值,档案则既注重历史文化价值,又注重现实性的查考、实用价值;文献内容一般较系统、完整,而档案则包括大量的片段性零星记录在内。档案与文书两者之间的联系主要是实存形态上的直接转化关系。文件转化为档案的三个条件:办理完毕的文件才能作为档案对日后实际工作和科学研究等活动具有一定查考利用价值的文件按照一定的规律保存起来的文件,才能最后成为档案。档案与文书二者之间的区别:档案的实存形态不仅仅是过去的文书,还包括大量非文书类的原始性记录物。而且过去的文书也并非都能转化为档案,只有原始记录性强,查考价值高且文书处理程序完毕的一部分文书才能转化为档案;