行政前台工作内容细则.doc

行政前台工作内容细则
一、日常接待
1. 接待来访者:接待不明目的的来访者,先问清对方来访原因,根据原因来看来者是否是无关人员,还是需要找公司相关人员再进行接待。2. 接待客户来访会议,若有客户来访,应及时请示安排相关工作人员接待会议。3. 接听转接电话:前台是总机电话,一般电话拨入后都需转接其他分机,根据通讯录的分机号码,准确的进行电话转接;接听咨询电话,若在前台接到咨询电话,如对方不明确自己的咨询是谁,直接将电话信息留下反馈至相关部门处。4. 接待推销人员:上班时间若有其他公司的推销人员上门推销,应婉转拒绝,告知上班时间在公司推销,会影响他人工作,若有员工需要他们的服务,告知相关部门员工直接与其对接。5. 面试人员:请面试人员在前台处填写面试人员资料表,并带领其前往会议室等待,通知人事主管或相关部门领导进行面试。6. 接待频繁往来的相关人员:a) 快递,公司内部不论发件或者寄件,均以电话通知相关员工至前台处进行处理,不能让快递员直接进入公司内部。b) 物业公司,公司内部的水电维修、物业规定的各项活动的联系工作。若周六、周日公司要开重要会议或者加班提前与物业处联系,按照物业管理标准计算相关设备费用c) 送水公司,关注公司各处饮水机水量情况,及时联系送水,填写请款单提交走流程,向财务申请费用支付。同时关注公司饮水机是否正常,如有异常及时通知饮水公司进行维修。
二、办公用品管理
盘库,购买,领用,结算
1. 盘库:每月对库存的办公用品进行全面盘点,制作“办公用品库存统计表”提交办公室主任审查。若有用品数量不足或已领用完,即时上报,进行补充;2. 购买:每月通知公司各部门提交下月所需的办公用品清单,统计出“购买清单”后报部门主管审批。3. 领用:员工领用所需办公用品时,让其填写“办公用品领用表”并签字,然后给予发放;4. 结算:每月底联系办公用品供应商提供本月未结货款清单及发票,确认无误后,填写支出单,报财务人员审批后通知供应商前往领款。
2. 三、日常事务
1. 保证行政电子设备的正常使用,包括:扫描仪、传真机、复印机等,若机器出现故障,及时联系供应商解决问题;2. 每月定期统计公司所有人员通讯信息,更新员工通讯录,公司若有新进或离职员工,都应及时更新3. 名片的申请与制作:当公司部门有印制名片需求时,需要其填写“名片申请单”,并提供名片相关信息。确认名片信息后,将信息发送给供应商,通知其排版印刷,电子版确认无误后印刷,后交于名片申请人;4. 公司有人员招聘时,协助人事部门电话通知应聘人员各项事宜;5. 收发传真,协助各部门员工收发业务传真;6. 协助办公室主任组织协调公司内部活动,如员工生