数字化档案建设方案.doc

数字化房产档案建设方案档案工作的数字化建设是顺应潮流, 适应时代发展的新举措。随着城市的发展和进步, 房产档案的形成会越来越多, 类别越来越细,而传统手工作业方法已经呈现出了许多弊端: 效能低、错误多、易损毁、易丢失。所以数字化档案的建设在当前的档案管理工作中的重要性正日益凸显出来。对于我局档案馆的数字化建设特制定以下方案: 一、制定批次为在数字化处理过程中对纸质档案进行有效的管理及对数字化处理进行有效控制, 需对馆藏的档案按照类别进行批次安排,确保在数字化过程中有序进行。二、数字化处理 1 、档案出库交接根据数字化加工批次计划进行出库, 对出库的档案进行完整性检查,对通过完整性检查的档案,进行数量确认,并详细登记《档案出库单》,确保交接中档案数量的正确性和完整性。 2 、目录制定及档案整理按照文件数据库目录结构及目录著录要求, 规范需要目录补录的档案目录内容, 包括确定档案目录的著录项、字度长度等规范要求。对出库档案进行数字化加工前, 需对档案文件进行扫描前处理, 使之成为能够进行扫描的形态。对影响扫描的非成册档案装订进行拆除装订物, 对破损严重, 无法进行扫描的文件应进行技术处理, 如纸张褶皱无法扫描的应进行压平等处理。对于档案内的资料应区分扫描件和非扫描件, 并详细记录, 确保档案内的资料不乱不丢。扫描完成后按照档案馆的要求进行装订,保证每卷档案不掉页,边缘整齐。 3 、档案扫描根据文件数据库要求的规格进行档案扫描, 保证扫描件图像效果与原件吻合。大幅面档案采用大幅面扫描仪或者小扫描仪扫描后进行图片拼接。核对每份文件的扫描页码、页数与实际的文件页码、页数是否一致。对扫描图像进行命名时一定要正确, 不能出现图片颠倒、错乱等现象, 扫描时要保证档案原件不被损坏。 4 、图像处理对颠倒、偏斜的图像进行纠偏处理,以符合阅读****惯。对页面中影响阅读的污点、黑线、黑边等杂质进行去污处理。对颜色深浅度进行调整, 确保图像字迹清晰, 对大幅面扫描所形成多幅图像进行拼接, 合并为一个完整图像, 以保证数字化图像的完整性。 5 、文件录入根据数字档案管理的软件以及文件数据库的要求, 将扫描后的图像按照档案编码进行录入, 在录入过程中要做到不漏页、不乱页, 对录入的文件要进行准确性核对, 确保文件的完整。 6 、目录整理文件录入完毕后应按照系统内的文件目录制定馆藏纸质档案的的索引目录, 以确定每份电子档案在档案馆中原件的位置,做到不乱、不错。 7 、档案入库完成数字化处理后, 应按照制定的档案目录进行归档上架,由接收人检查档案的完整性,并核对《档案出库单》, 确保文件不丢失。档案出库档案整理档案扫描图像处理文件录入目录整理档案入库三、人员培训及安排由于档案管理的专业性, 在工作开始前, 由业务单位及产权档案室各出一人为工作人员进行档案管理培训, 培训期为 10 个工作日。为保证档案数字化顺利有序进行, 对工作流程中各个岗位做出如下安排: 1 、档案出入库、批次制定 1