行政前台的工作内容.doc

行政前台的工作内容
前台行政工作内容
一、日常接待
：接待不明目的的来访者，先问清对方来访原因，根据原因来看来者是否是无关人员，还是需要找公司相关人员再进展接待。
，假设有咨询者来访，应及时请实验会议后器材的归库：会议后器材应及时归库，将相机及其他器材放回原处。
行政前台工作内容
前台行政工作
一、卫生清洁
会议室、会客室、副总、总经理办公室、茶水间、公共区域卫生
1、上班第一时间根据当天情况调整空调，整理睬客室跟上级的办公室。考前须知：烟灰缸需铺上纸巾后滴水。

2、早上各个办公室进展开门、开窗通风;如有脏污需及时清理。
需要提醒办公室员工对自己的办公区域进展及时清洁;
3、查看各个办公室饮水机是否有水，假设已无或已不够当日饮用，即刻联络送水(客户编号：___，订水 ：_______);查看纸杯、抽纸等是否足够，及时添置;4、总经理、副总办公室桌等清洁;会客室的茶具清洗;
5、下班前关掉会客室茶桌电磁炉的开关，关好门窗。
6、下班前整理好办公桌椅，电脑与电脑的摆放需做到横看竖看均为一条直线， 需统一摆放，保持整洁度。
7、下班时检查门窗、空调、电等是否关闭。
二 会议
1、例会：每周星期二上午10:00，如有变动另行通知。未经过批准未出席者每次扣款50元.　　得到准确会议通知时，在会议开场5分钟前通知参会者，准时到达;会议开场前做好会议签到，无法及时参会者，需得到指导批准。
需要进展会议记录，按格式编排，需存档纸质版会议记录。
三 文印、 、快递、 管理工作

1、行政助理负责对打印机进展保管、检查等工作，办公室设备如假设出现故障或耗材缺失，应第一时间进展维修，确保不影响各部门正常使用。
工作
件必须按照公司已有的模板传送。
3、快递工作
收发快递，按照已有版本登记。所收取的快递在下班时间由收件人领取(急件除外)。
四 办公用品采购与管理
1、各部门需求方案搜集
每月25日前搜集各部门下月的物品需求方案，进展汇总，同时根据库存情况编制采购申请表，交由副总审批;
2、其他公共物品采购方案
公共物品包括：茶杯、纸巾、打印纸等非各部门需求方案内的物品，以及其
他原公司没有但经过调查发现需要采购的物品，此项公共物品假设临时急用，可报经副总，进展临时采购，假如非急用，可在每月25日前汇总需求方案，进展集中采购。
3、采购流程
一般日用品(非办公家具、设备等大型物资)由行政助理进展采购，流程如下：A、首先编制采购申请表，交由副总审批;

B、凭借审批的采购申请表到财务处办理借支手续;
C、一般是到黄沙谊园(荔湾区黄沙大道28-32号)如有其它更好建议亦可。D、采购完毕后，填写报销单(含价格)，整理好票据，交由财务审批; E、做好办公用具入库;
五、办公用品发放
1、任何办公用品的领用均需要登记;每月集中采购的物资(按照各部门的需求方案)在采购完毕后，月初予以集中发放;
2、办公室内物品领取均需登记。
3、每月定时对办公用具进展盘点。
六、办公用品使用管理,
1、对于借用的物品，需要归还的，需要跟踪归还时间，到时间还未归还的要与之沟通，超过三天的需说明原因及归还时间;
2、对于交还的物品的完好性，需要予以当场双方检查确认，如有问题视情况需要借用人承当的，由借用人原价赔偿或重购;确认无误后签字;
七 来客接待
接待流程：1、客户进门起身迎接并询问来访事由;
2、登记《客户来访登记薄》 ，弄清来访者身份和意图。假设来访者未预约或是初 次拜访， 不得将公司指导的各种联络方式随意告诉素不相识的人，假设有事宜，尽量选用转告方式;

3、倒水
4、通知相关工作人员有人来访;
5、来客告辞时起身道别;
6、客人分开后 清理水杯及烟灰缸，整理桌椅、保持会客室的整洁;
7、假设来访者要找的人不在，记录下来访者的联络方式、需转告事宜并在《客户 来访登记簿》上登记，及时通知相关人员做回复;假设来访者表示下次再来， 那么需在《客户来访登记簿》上注明;
8、及时转告相关工作人员来访者的联络方式以及事由，并确保工作人员及时回 复;
9、《客户来访登记薄》需做好归档。
八 档案管理、公文制定、文件收发等工作
1、协助制定放假通知、会议通知等公文的书写、张贴工作;此类文书在有效期后均需存档。
2、放行条管理：依次为放行条编码，对相关经手人以及用处做好记录。

3、公司证件：公司证件复印领取需对相关经手人以及用处做好记录。
九 通讯录管理
1、熟悉公司人员的及