行政前台工作内容细则.doc

行政前台工作内容细则一、日常接待 1. 接待来访者: 接待不明目的的来访者, 先问清对方来访原因, 根据原因来看来者是否是无关人员,还是需要找公司相关人员再进行接待。 2. 接待咨询者,若有咨询者来访,应及时请实验室或办公室相关工作人员来协助接待。 3. 接听转接电话: 前台是总机电话, 一般电话拨入后都需转接其他分机, 根据通讯录的分机号码, 准确的进行电话转接; 接听咨询电话, 若在前台接到咨询电话, 如对方不明确自己的咨询顾问是谁,直接将电话转接至相关部门助理处。 4. 接待推销人员: 上班时间若有其他公司的推销人员上门推销, 应婉转拒绝, 告知上班时间在公司推销, 会影响他人工作, 若有员工需要他们的服务, 告知相关部门员工直接与其对接。 5. 面试人员:请面试人员在前台处填写面试人员资料表,并带领其前往会议室等待,通知办公室主任或相关部门领导进行面试。 6. 接待频繁往来的相关人员: a) 快递, 公司内部不论发件或者寄件, 均以电话通知相关员工至前台处进行处理, 不能让快递员直接进入公司实验室内部。文章转载自: 个人简历网规章制度频道原文地址: 行政前台工作职责 b) 物业公司,公司内部的水电维修、物业规定的各项活动的联系工作; c) 送水公司,关注公司各处饮水机水量情况,及时联系送水,每次接待时只需要在送水公司的卡片上写清送水“ XX ”桶, 拿走空桶“ XX ”个即可。每月月底结账, 填写请款单提交办公室主任, 向财务申请费用支付。同时关注公司饮水机是否正常, 如有异常及时通知饮水公司进行维修。二、办公用品管理 1. 盘库:每月 23-25 日对库存的办公用品进行全面盘点,制作“办公用品库存统计表”提交办公室主任审查。若有用品数量不足或已领用完,即时上报,进行补充; 2. 购买: 每月 25-28 日通知公司各部门提交下月所需的办公用品清单, 统计出“购买清单”后报办公室主任审批。批准后,联系办公用品供应商送货; 3. 领用: 员工领用所需办公用品时, 让其填写“办公用品领用表”并签字, 然后给予发放; 4. 结算: 每月底联系办公用品供应商提供本月未结货款清单及发票, 确认无误后, 填写支出单,报财务人员审批后通知供应商前往领款。三、日常事务 1. 保证行政电子设备的正常使用, 包括: 扫描仪、传真机、复印机等, 若机器出现故障, 及时联系供应商解决问题; 2. 每月 15 日左右统计公司提供话费补助的员工名单,并将名单与话费总数报于办公室主任审核。领款后, 前往移动和联通营业大厅购买充值卡, 并开具发票。将充值卡发放给相关员工,并要求其签字确认; 3. 每月定期统计公司所有人员通讯信息,更新员工通讯录,公司若有新进或离职员工, 都应在 2-3 个工作日内制作新的通讯录,发送至每位员工邮箱中; 4. 名片的申请与制作: 当公司部门有印制名片需求时, 需要其填写“名片申请单”, 并提供名片相关信息。确认名片信息后, 将信息发送给供应商, 通知其排版印刷, 电子版确认无误后印刷,后交于名片申请人; 5. 每周一定时查看公司信箱,将信件发放至员工手中; 6. 公司备用门卡的管理,前台应妥善保管备用钥匙以备公司同仁有紧急情况时使用; 7. 公司有人员招聘时,协助人事部门电话通知应聘人员各项事宜; 8. 收发传真,协助各部门员工收发业务传真;