电子邮件礼仪讲义(PPT 41页).ppt

电子邮件礼仪
（Rev. 20130108)
大纲
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电子邮件礼仪的目的
电子邮件的收件人和主题
电子邮件的内容、结尾、附件
电子邮件的回复、转发
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你会很惊讶地发现在当今这个时代，一些管理者仍然没有意识到电子邮件的交流是多么重要，许多管理者不及时地回复电子邮件或根本不回复，或者回复邮件的时候并不是回答那些问到的问题。非常专业地处理电子邮件会使你成为一个更好的管理者，会使你的公司很有竞争力。
Phillip Hunsaker
《管理技能与方法》附录C
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为什么需要电子邮件礼仪？
电子邮件实施礼仪规则重要性的原因有如下3个：
专业特性：
通过使用合适的邮件语言，你可以传达出一个专业的形象，“我很专业！”
特别是对那些我们不认识的人，这是他们判断我们的唯一方法。
效率:
邮件组织得当、条理清晰，避免浪费他人时间
严肃性
商务电子邮件不同于私人邮件，它具备严肃性和商务规范性
本讲义整理了最常见的24项电子邮件基本礼仪，学会应用，必使您获益良多
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1. 收件人(To)、抄送(CC)与密送(BCC)
收件人(To List)
需要回复或采取行动的人
不要把仅需了解此邮件事项的人放入“收件人”
抄送( CC List)
需要了解此邮件事项相关的人
通常包含发件人的主管和收件人的主管，因为双方主管都要了解你做的事
密送（BCC List)
发件人想把此邮件发送给他∕她但又不想被TO&CC的人知道
思考：
你发出的邮件，数据或内容有错，收件人以为你的主管已经审核过了，而实际上你的主管并不知情
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2. 收件人、抄送和密送注意事项
出部门邮件，必须抄送给部门主管（总监、经理、副经理），出公司邮件，必须抄送给分管副总或总经理
公司内部沟通邮件不可抄送给公司外部人员。
思考：内部讨论定价问题被客户知道了
邮件只发给该发的人，不要发给不必要接收此邮件的人，以节省大家的时间
不建议使用密送
BCC有可能看不到TO&CC的人，BCC的回复有可能让TO&CC的人看到
回复邮件时注意
要根据邮件内容修改“收件人”和 “抄送”名单，
不要随便就回复给所有人，通常不使用“回复全部”
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3. 禁止使用“群发邮件”
因使用“群发邮件”不当而造成公司内部***的例子屡见不鲜
除了董事长/总经理“致全体员工”外，其他人禁止使用群发邮件
通知通告类邮件只发到部门主管和部门文员，由部门主管负责传达(这是部门主管的责任)
不要自认为“这个邮件可以群发”你就群发了，一旦这样，你出错的机会就多一次。
不要自己发送离职通知邮件。离职通知由人资部门负责发送
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4. 邮件主题
主题一定要写，不能为空
主题必须具体，不含糊，且有意义
例如：“20110813 生产部周工作例会会议记录”
当回复邮件时，要修改主题以反映新的内容
邮件回复或转发多次后，主题前面会自动添加“回复”、“Re”、“Fw”等，你要适当删除，保留最多两个。这样的例子就没有意义，如：
在资源管理器中使用快捷方式发送邮件时，请删除主题中的“发送附件：”，不要出现“发送附件：XXXX”
Re: Re: Re: Re: Re: 清明节放假事宜
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不要使用“万金油”邮件主题
主题的含义要具体且有意义
以下的主题不够具体，不方便收件人理解
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5. 回复邮件时注意：主题与内容相符
主题要与邮件内容相符，特别注意在回复邮件时或转发邮件时，要根据邮件内容修改主题。
以下例子不应是回复邮件，而是要新建邮件
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