科技档案管理学.doc

科技档案管理学
科技档案管理学
第一章科技档案和科技档案工作概述
什么是科技档案
科技档案是企业事业单位和国家机构、社会组织以及个人从事生产、科研、基建及管理活动形成的对国家和社会具有保存价值的应当归档保存的科技文件材料。(形成者、记述内容、价值特性)
科技档案的特点
专业技术性特点
成套性特点
现实性特点
复用性特点
多样性和数量大
两个常用计算公式
归档率=已归档项目/应归档项目× %;
完整率=项目内已归档文件/项目内应归档文件× %
科技档案的种类
按时期划分:古代档案、近代档案
和现代档案
按载体形式分:
原始型档案:龟甲、兽骨、竹木、缣帛及泥板
传统型档案:以纸张为载体的档案
现代型档案:以感光材料、磁性材料为载体的档案,如照片、磁带、磁盘、光盘、胶片等
按专业技术领域分:
生产技术档案:人们从事物质生产活动所形成的档案工业生产技术档案
农业生产技术档案
基本建设档案:在各种建筑物、构筑物、地上、地下管线等基本建设工程的勘察、设计、施工、管理和维护等活动中形成的科技档案。设计档案、施工档案、竣工档案和监理档案四部分组成。突出特点:以工程项目成套,一个建设项目的档案就是一个密不可分的整体。
设备档案:指记述设备的结构、性能及其管理使用、维修过程的档案。特点:一个型号的设备所形成的文件材料是一个密不可分的整体。
科研档案:又叫课题档案。是指在自然科学技术研究活动中形成的科技档案,一般包括课题依据性材料、实验过程性材料和成果总结、推广材料。他的显著特点是以课题成套,一个课题所形成的文件材料就是一个密不可分的有机整体。
专门性科技档案:包括地质档案、测绘档案、水beplayapp体育下载案、气象档案、天beplayapp体育下载案、地震档案、环保档案和医疗卫生档案。
科技档案的价值
科技档案是生产力的存在形式,是一种潜在的生产力。
科技档案的作用:
科技档案是科技管理工作的依据
科技档案是生产建设活动的凭据。
科技档案是科技研究的必要条件
科技档案是科技交流的重要工具。
价值和作用的特点
潜在性
集成性
共享性
科技档案与相近事物的区别
与文书档案的区别:产生领域原则
与科技文件材料的区别
科技档案是科技文件处理完毕后,经分析有继续使用的价值,在履行了归档手续后集中保管转化而来的,有没有价值是能否向科技档案转化的前提,而有没有履行归档手续,则是转化的界限。
与科技文献的区别:科技档案是在科技活动的过程中直接产生的,是科技活动的附产品,而科技文献是事前、事后收集的,文献的范围比档案的范围大。它可以是科技图书、可以是科技报刊杂志,也可以是其他单位形成的科技档案。二者在一定条件下是可以相互转化的。
科技档案工作
从狭义上讲,科技档案工作是专指直接管理科技档案的工作,即按照科学的原则和方法,收集管理科技档案并充分发挥其作用的一项专业活动,也就是通常所讲的六个环节:收集、整理、保管、鉴定、统计、利用。而广义上的科技档案工作,不仅包括以上内容,还包括对科技档案工作的间接管理,包括行政管理、科研工作、宣传教育等。
科技档案工作的内容
宏观管理,就是指对整个科技档案事业实行统筹规划、组织协调、统一制度、监督和指导。
微观管理是指以科技档案为管理对象的具体业务工作,它仅包括科技档案室和专业科技档案馆两方面内容
微观管理
科技档案形成管理:指对科技文件材料转化为科技档案的管理,包括检查和协助科技文件材料的形成、积累、整理、归档和科技档案的收集
科技档案实体管理:指档案室对科技档案进行的各项业务建设,包括分类编目、排架、保管、鉴定、统计等各项工作。
信息资源开发利用:指对科技档案中储存的科技信息进行挖掘和提供服务的工作,包括科技档案检索、编研和提供服务
科技档案工作性质
科技管理性
专业性
服务性
机要性
科技档案工作的管理原则
集中统一地管理科技档案,维护科技档案的完整、准确、系统、安全,实现科技档案的有效利用。
集中统一的管理科技档案
从宏观上看,科技档案实行集中统一管理包括三方面内容,一是国家机关、团体、企业、事业单位的科技档案是国家的科技文化财富,为国家的各项工作服务;二是由国家和各专业主管机关统一制定科技档案管理规章制度,并按专业分级统一管理;三是各级档案行政管理部门分级对辖区内科技档案进行监督和指导。
对一个具体单位来讲,集中统管包括四个内容:一是根据科技档案工作需要和本单位实际情况,建立符合要求的科技档案机构、配备人员;二是一个单位的全部科技档案由科技机构、人员实行集中统一管理;三是建立健全科技档案管理制度,并将科技档案管理制度纳入相关的科技管理制度中;四是需要长远保存的重要科技档案,要定期向档案馆移交。
维护科技档案的完整
一是应建立的科