行政前台的工作内容.docx

行政前台的工作内容

　　前台行政工作内容
　　一、日常接待
　　1. 接待来访者：接待不明目标的来访者，先问清对方来访原因，依据原因来看来者是否是无关人员，还是需要找企业相关人员再进行接待。
　　2. 接待咨询者，若有咨询者来访，应立即请试验室或办公室相关工作人员来帮助接待。
　　3. 接听转接电话：前台是总机电话，通常电话拨入后全部需转接其它分机，依据通讯录的分机号码，正确的进行电话转接;接听咨询电话，若在前台接到咨询电话，如对方不明确自己的咨询顾问是谁，直接将电话转接至相关部门助理处。
　　4. 接待推销人员：上班时间若有其它企业的推销人员上门推销，应婉转拒绝，通知上班时间在企业推销，会影响她人工作，若有职员需要她们的服务，通知相关部门职员直接和其对接。
　　5. 面试人员：请面试人员在前台处填写面试人员资料表，并率领其前往会议室等候，通知办公室主任或相关部门领导进行面试。
　　6. 接待频繁往来的相关人员：
　　a) 快递，企业内部不管发件或寄件，均以电话通知相关职员至前台处进行处理，不能让快递员直接进入企业试验室内部。文章自:百分网 规章制度频道 原文地址:行政前台工作职责
　　b) 物业企业，企业内部的水电维修、物业要求的各项活动的联络工作;
　　c) 送水企业，关注企业各处饮水机水量情况，立即联络送水，每次接待时只需要在送水企业的卡片上写清送水“XX”桶，拿走空桶“XX”个即可。每个月月底结账，填写请款单提交办公室主任，向财务申请费用支付。同时关注企业饮水机是否正常，如有异常立即通知饮水企业进行维修。
　　二、 办公用具管理
　　1. 盘库：每个月23-25日对库存的办公用具进行全方面盘点，制作“办公用具库存统计表”提交办公室主任审查。若有用具数量不足或已领用完，即时上报，进行补充;
　　2. 购置：每个月25-28日通知企业各部门提交下月所需的办公用具清单，统计出“购置清单”后报办公室主任审批。同意后，联络办公用具供给商送货;
　　3. 领用：职员领用所需办公用具时，让其填写“办公用具领用表”并签字，然后给发放;
　　4. 结算：每个月底联络办公用具供给商提供本月未结货款清单及发票，确定无误后，填写支出单，报财务人员审批后通知供给商前往领款。
　　三、日常事务
　　1. 确保行政电子设备的正常使用，包含：扫描仪、传真机、复印机等，若机器出现故障，立即联络供给商处理问题;
　　2. 每个月15日左右统计企业提供话费补助的职员名单，并将名单和话费总数报于办公室主任审核。领款后，前往移动和联通营业大厅购置充值卡，并开具发票。将充值卡发放给相关职员，并要求其签字确定;
　　3. 每个月定时统计企业全部人员通讯信息，更新职员通讯录，企业若有新进或离职职员，全部应在2-3个工作日内制作新的通讯录，发送至每位职员邮箱中;
　　4. 名片的申请和制作：当企业部门有印制名片需求时，需要其填写“名片申请单”，并提供名片相关信息。确定名片信息后，将信息发送给供给商，通知其排版印刷，电子版确定无误后印刷，后交于名片申请人;
　　5. 每七天一定时查看企业信箱，将信件发放至职员手中;
　　6. 企业备用门卡的管理，前台应妥善保管备用钥匙以备企业同仁有紧急情况时使用;
　　7. 企业有些人员招聘