2021年行政前台的工作内容.docx

行政前台的工作内容

　　前台行政工作
　　一、卫生清洁
　　会议室、会客室、副总、总经理办公室、茶水间、公共区域卫生
　　1、上班第一时间依据当日情况调整空调，整理会客室跟上级的办公室。注意事项：烟灰缸需铺上纸巾后滴水。
　　2、早上各个办公室进行开门、开窗通风；如有脏污需立即清理。
　　需要提醒办公室职员对自己的办公区域进行立即清洁；
　　3、查看各个办公室饮水机是否有水，若已无或已不够当日饮用，马上联络送水；查看纸杯、抽纸等是否足够，立即添置；4、总经理、副总办公室桌等清洁；会客室的茶具清洗；
　　5、下班前关掉会客室茶桌电磁炉的开关，关好门窗。
　　6、下班前整理好办公桌椅，电脑和电脑的摆放需做到横看竖看均为一条直线，电话需统一摆放，保持整齐度。
　　7、下班时检验门窗、空调、电源等是否关闭。
　　二 会议
　　1、例会：每七天星期二早晨10:00，如有变动另行通知。未经过同意未出席者每次扣款50元.
　　得到正确会议通知时，在会议开始5分钟前通知参会者，按时抵达；会议开始前做好会议签到，无法立即参会者，需得到领导同意。 需要进行会议统计，按格式编排，需存档纸质版会议统计。 三 文印、传真、快递、电话管理工作
　　1、行政助理负责对打印机进行保管、检验等工作，办公室设备如若出现故障或耗材缺失，应第一时间进行维修，确保不影响各部门正常使用。
　　传真工作
　　传真件必需根据企业已经有的模板传送。
　　3、快递工作
　　收发快递，根据已经有版本登记。所收取的快递在下班时间由收件人领取。
　　四 办公用具采购和管理
　　1、各部门需求计划搜集
　　每个月25日前搜集各部门下月的物品需求计划，进行汇总，同时依据库存情况编制采购申请表，交由副总审批；
　　2、其它公共物品采购计划
　　公共物品包含：茶杯、纸巾、打印纸等非各部门需求计划内的物品，和其
　　她原企业没有但经过调查发觉需要采购的物品，此项公共物品若暂时急用，可报经副总，进行暂时采购，假如非急用，可在每个月25日前汇总需求计划，进行集中采购。
　　3、采购步骤
　　通常日用具由行政助理进行采购，步骤以下：A、首先编制采购申请表，交由副总审批；
　　B、凭借审批的采购申请表到财务处办理借支手续；
　　C、通常是到黄沙谊园如有其它更加好提议亦可。D、采购结束后，填写报销单，整理好票据，交由财务审批； E、做好办公用具入库；
　　五、办公用具发放
　　1、任何办公用具的领用均需要登记；每个月集中采购的物资在采购结束后，月初给予集中发放；
　　2、办公室内物品领取均需登记。
　　3、每个月定时对办公用具进行盘点。
　　六、办公用具使用管理,
　　1、对于借用的物品，需要归还的，需要跟踪归还时间，到时间还未归还的要和之沟通，超出三天的需说明原因及归还时间；
　　2、对于交还的物品的完好性，需要给予当场双方检验确定，如有问题视情况需要借用人负担的，由借用人原价赔偿或重购；确定无误后签字；
　　七 来客接待
　　接待步骤：1、用户进门起身迎接并问询来访事由；
　　2、登记《用户来访登记薄》 ，搞清来访者身份和意图。若来访者未预约或是初 次造访， 不得将企业领导的多种联络方法随意告诉素不相识的人，若有事宜，尽可能选取转告方法；
　　3、倒水
　　4、通知相关工作人员有些人来访；
　　5、来客告辞时起身道别；
　　6、客人离开后 清理水杯及烟灰缸，整理桌椅、保持会客室的整齐；
　　7、若来访者要找的人不在，统计下来访者的联络方法、需转告事宜并在《用户 来访登记簿》上登记，立即通知相关人员做回复；若来访者表示下次再来， 则需在《用户来访登记簿》上注明；
　　8、立即转告相关工作人员来访者的联络方法和事由，并确保工作人员立即回 复；
　　9、《用户来访登记薄》需做好归档。
　　八 档案管理、公文制订、文件收发等工作
　　1、帮助制订放假通知、会议通知等公文的书写、张贴工作；这类文书在使用期后均需存档。
　　2、放行条管理：依次为放行条编码，对相关经手人和用途做好统计。
　　3、企业证件：企业证件复印领取需对相关经手人和用途做好统计。
　　九 通讯录管理
　　1、熟悉企业人员的及通讯电话，立即更新企业内部职员的联络方法，负责企业电话的接听和转接。 2、需为新职员申请邮箱，同时更新企业内部职员联络方法。
　　十 车辆管理
　　一、车辆申请使用管理
　　1、备有《车辆使用申请表》，由用车人在用车前填写此表，并交由相关责任人签字，行政部留存；若使用人在使用前未能填写，则交车后补填。
　　2、使用人凭申请表到管理员处取车。
　　十一、网络维护
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