会议室使用管理规定.docx

会议室使用管理规定
件编号：JZ–GZ–W4–０5
　 　 　 　　　 版 本 号：V１．0
　 　 　　 　 生效日期：
　 　　 　　 编写部门：行政中心
编制:朱淑娴　 2015　年 9　月 17　日
审核: 2015　年　 月 日
批准:　 　 　 ２0１5 年 　 月 　　 日
　 　 　
版权所有，注意保密
目的
为进一步加强公司会议室的规范化管理，提高会议质量，确保会议室合理有效使用，特制定本制度.
适用范围
适用于广州市吉中汽车装饰有限公司各类会议室的使用。
职责权限
(一）行政中心：全面负责会议室日常管理
1．会议室使用接收、审核以及相关协调工作；
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3．会务人员需提前打开会议室门，需要使用音响、投影等设备需提前安装调试。
（二）各部门:负责会议室的申请并遵循本规定规范使用会议室
１。需至少提前一个工作日向行政中心提出申请，并填写《会议室使用预约申请单》,经总经理准许后方可使用；
2．会议中会议室内所有器材设备的保管与维护；
，及时归还借出物品；
4．会议结束后，使用者应关好会议室门窗、照明、空调，切断会议设备电源等；
，先让申请部门使用，特殊情况下，双方可协商调整会议室使用顺序；
6。遇公司级的紧急及重要会议，已申请使用会议室的部门或个人，在不能调换的情况下，部门或个人应先让公司级的重要会议;
，部门及个人应在预约的时间到达会议室并开始使用，超过１5分钟未到达会议室,行政中心有权对会议室的使用权另作安排；8。会议室超时使用请及时通知行政中心，如在紧接的时间段内已安排了给公司级或其他部门使用时,超时使用的单位或个人必须离开该会议室，终止使用该会议室;
9．会议室内不允许抽烟,违者罚款１000元;
10．如部门或个人临时取消申请,再需使用时需重新申请。
具体流程:
申请流程
使用部门或个人先到行政中心处查询会议室的使用情况;
使用部门或个人填写《会议室使用预约申请单》
行政中心根据申请要求以及审核结果作出安排，并记录在《会议安排表》,以邮件方式或在公司内部通信平台发出通知。
使用流程
使用者按照会议室使用规定规范使用会议室；
使用者自行安排会务工作。
交还流程
会议结束后，使用者将物品归位,及时归还借出物品;
会议结束后，使用者应关好会议室门窗、照明、空调,切断会议设备电源等；
行政中心对会议室进行检查验收。
会议室使用流程:
总经理确认
行政中心审核
使用部门提出申请
会议室交付使用
会议结束整理验收
会议物资准备
补充说明
本规定自审批通过之日起执行，由行政中心负责解释和修订.
附件
附件：《会议室使用预约申请单》
《会议安排表》
会议室使用预约申请单
申请者填写栏
部门名称
申请人
会议名称
会议预计起止时间
　 年 月　　 日　 ：　　至 :
会议性质
□　内