行政前台工作内容样稿.doc

前台行政工作
一、卫生清洁
会议室、会客室、副总、总经理办公室、茶水间、公共区域卫生
1、上班第一时间依据当日情况调整空调，整理会客室跟上级办公室。注意事项：烟灰缸需铺上纸巾后滴水。 k0 {- N7 ^! v$ b* i: f6 V
2、早上各个办公室进行开门、开窗通风；如有脏污需立即清理。
需要提醒办公室职员对自己办公区域进行立即清洁；
3、查看各个办公室饮水机是否有水，若已无或已不够当日饮用，立即联络送水（用户编号：XXX，订水电话：XXXXXXX）；查看纸杯、抽纸等是否足够，立即添置；3 Z; a
总经理、副总办公室桌等清洁；会客室茶具清洗；
5、下班前关掉会客室茶桌电磁炉开关，关好门窗。
6、下班前整理好办公桌椅，电脑和电脑摆放需做到横看竖看均为一条直线，电话需统一摆放，保持整齐度。
7、下班时检验门窗、空调、电源等是否关闭。
二 会议
例会：每七天星期二早晨10:00，如有变动另行通知。 D7 S$ D
得到正确会议通知时，在会议开始5分钟前通知参会者，按时抵达；会议开始前做好会议签到，无法立即参会者，需得到领导同意。1 B' U w4 f( b+ q
需要进行会议统计，按格式编排，需存档纸质版会议统计。; {% s- z9 q* h

三 文印、传真、快递、电话管理工作
1、行政助理负责对打印机进行保管、检验等工作，办公室设备如若出现故障或耗材缺失，应第一时间进行维修，确保不影响各部门正常使用。8 `! S8 p4 _: q-
传真工作' }; C% E: I% K6 d7 F$ w
传真件必需根据企业已经有模板传送。 t; g: U ^3 C( h: s
3、快递工作
收发快递，根据已经有版本登记。所收取快递在下班时间由收件人领取（急件除外）。(
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四 办公用具采购和管理
1、各部门需求计划搜集
每个月25日前搜集各部门下月物品需求计划，进行汇总，同时依据库存情况编制采购申请表，交由副总审批；: r4 L2 J. y' Y9 ~ D) K
2、其它公共物品采购计划
公共物品包含：茶杯、纸巾、打印纸等非各部门需求计划内物品，和其它原企业没有但经过调查发觉需要采购物品，此项公共物品若临时急用，可报经副总，进行临时采购，假如非急用，可在每个月25日前汇总需求计划，进行集中采购。
3、采购步骤$ b9 `3 G; E) x C2 l6 n/ q
通常日用具（非办公家俱、设备等大型物资）由行政助理进行采购，步骤以下： A、首先编制采购申请表，交由副总审批；7 O1 U: {" I, r% H) ?+ L9 A
B、凭借审批采购申请表到财务处办理借支手续；: o8 J8 d1 h8 F- F
C、通常是到黄沙谊园（荔湾区黄沙大道28-32号）如有其它愈加好提议亦可。L, o6
D、采购结束后，填写报销单（含价格），整理好票据，交由财务审批；
E、做好办公用具入库；
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五、办公用具发放
1、任何办公用具领用均需要登记；每个月集中采购物资（根据各部门需求计划）在采购结束后，月初给予集中发放；
2、办公室