公司办公室会议接待流程.docx

公司办公室会议接待流程会前准备工作:一、接到会议通知单后确认出席会议的人数,会议类型、名称,主办单位,会议日程时间、安排,会议的宾主身份,会议标准,会议的特殊要求及与会者的风俗****惯。二、调配人员、分工负责。会前,介绍会议基本情况,说明服务中的要求和注意事项,进行明确分工,会议接待人员清楚地知道工作的整体安排和自己所负责的工作,按照分工各自进行准备工作(包括安排司机待岗)。三、确认会议厅内各种用具和设施符合会议通知单要求(签到表、会议台签、椅、笔、会议桌、水杯、矿泉水、茶杯、茶叶、暖水壶、烟缸、鲜花和绿色植物)四、确认会议设备就位及清洁无污,如:舞台、讲台、矿泉水及杯具、讲台花、激光笔、白板(红/蓝/黑3色马克笔)、投影屏幕、写字板。调试好相关设备如:话筒、多媒体投影仪、音响、空调(冷空调25-26度、热空调26-28度,可灵活控制)、空调和投影仪摇控器、灯光开启(无坏灯,可自由调节)五、 核对会议横幅&LED指示牌内容、时间同会议通知相符并放置指(亠定位置。六、 对会场人数、台型及要求进行最后确认,也可根据客人要求现场改动。现场布置提出合理改动要求时,要积极主动配合。七、会议摆台标准:茶水具茶具要求:第一,挑选茶具要注意选择花纹、式样、颜色、型号配套的茶具。第二,茶具不得有破损,必须干净。第三,茶杯要按会议人数配放,每人一套。还要准备适量备用杯。水具要求第一,不用不保温的暖水瓶。第三,如果与会人数较多,或会场服务不方便,可适当增加一些暖水瓶。茶叶第一,袋装茶叶,会议室要有充足的备用茶叶。第二,散装茶叶可事先放入杯中,待宾客就坐后直接冲泡开水。签到桌(特殊会议)及文具用品会议室入口处准备好签到桌、笔、纸或簿。如会议要求配备信纸、便笺、圆珠笔或红蓝铅笔等,要每人一份整齐地摆放在会议桌上。水果饮料(特殊场合或上级要求)根据会议标准,有时还要备有不同的饮料和水果。水果要经过挑选,事先洗净、装盘、摆放整齐。