档案管理学新版.doc

档案管理学讲义 1/ 415 第一章档案与档案学第一节档案的含义和性质一、档案的概念、性质(一)档案的定义⒈定义《中华人民共和国档案法》:“档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图像、声像等不同形式的历史记录。” 2. 对档案定义的理解这一定义包括以下几个要素: ①档案的来源档案是各机关、社会组织和个人在其自身活动中形成的。档案形成者大致可以分为三类:一是官方性质的各种机关; 二是半官方的各种社会组织(社会团体、宗教、公司等);三是一定的个人(著名人物,著名家庭和家族)。档案又是来源于形成者特定的实践活动。国家机关、社会组织和个人,在其实践活动中,为了相互交往,上传下达和记录事情,必然产生和使用许多文件。日后经过整理保存南京师范大学文学院胡元德编写 2/ 415 起来,就成为档案。丰富的社会实践活动,决定了档案来源和内容的广泛性,一定来源和内容的档案又具有内在的联系性。②文件转化档案的条件档案是由文件材料有条件地转化而来的。档案和文件既有密切联系,又有区别。档案的前身——各种文件材料是由一定的国家机关、社会组织或个人为了处理事务而产生的, 有些日后还需查考, 有意识有目的保存下来, 转化成了档案。文件转化为档案一般需要具备三个条件: 第一、办理完毕的文件才能作为档案保存,正在承办中的文件不是档案。所谓办理完毕是相对而言的,主要是指完成了文书处理程序,不能理解为一切文件都要把文中所说的事情全部办完才算“办理完毕”, 而是指文件的承办告一段落。日常工作中,有三种情况,一是文件中所说的事情需要近期办理的,很快就办理完毕。二是文件中所指的事情需要较长的时间才能办完或者需要长期执行的, 只要将文件经过签收、传阅,研究讨论和贯彻之后,也算办理完毕。三是不需要具体承办的文件,只要经过收发、圈阅等文书处理手续,就算办理完毕。第二、对日后实际工作和科学研究有一定查考利用价值的文件,才有必要作为档案保存。第三、按照一定的规律集中保存起来,才能最后成为档档案管理学讲义 3/ 415 案。文件一般要经过立卷归档集中保存起来, 才能成为档案。③档案形式的多样性任何档案都以一定的物质形式存在和运动,长期的社会实践,使档案的形式不断发展和变化,丰富多彩。从载体材料上看,有龟甲兽骨、竹片木板、丝织缣帛、纸张、磁带、磁盘、胶片; 从信息记录的方式上看, 有手写、刀刻、印刷、摄影、录音、录像等; 从表达方式上, 可归纳为文字、图像、声音。④档案的本质属性档案是人们社会活动的原始记录,原始记录性是其最本质的属性。主要表现在档案是形成者在自身职能活动中形成的各种文件材料转化来的,不是事后另行编写和随意收集的间接材料。它具有记录和反映机关、组织和著名人物活动的原始性品格,是历史的真迹和凭证,有着重要的查考使用价值。这也是档案区别于图书资料的主要特点之一。(二)档案的性质(属性) 原始记录性(或第一手资料、历史真迹)是档案的本质属性,除这一本质属性外,还有两个一般属性:知识属性和信息属性。⒈档案的知识性知识是人类对主、客观世界的认识。它源于人类的社会实践。档案是人类认识和改造世界的记录,是知识的一种载南京师范大学文学院胡元德编写 4/ 415 体。档案记载了人类社会各个历史时期,在政治、经济、军事、外交、科技、文化艺术、教育和卫生等各方面的实践经验,是古往今来人们积累起来的知识宝库。这就决定了档案具有积累、存贮知识的职能。人类以前人的终点为起点,才能不断地进步和发展,档案始终可以充当人们向前发展的起点线,它是各种书面知识的源泉。⒉信息性档案是一种信息。什么是信息?目前尚未有统一的见解, 《辞海》上说:“信息是指对消息接受者来说预先不知道的报道。”信息论的创始人之一维纳认为, 信息是事物存在的方式或运动状态以及这种方式或状态的直接或间接的表述。根据这种理解,档案当然是一种信息,是国家信息资源的重要组成部分。作为信息, 档案信息与其它类别的信息具有共同的特征: 可扩充性( 随时间的变化将不断扩充)、可压缩性( 可加工使之精练、浓缩, 便于存贮而内容不会磨损和丢失)、可传播性和可分享性。当然档案信息也有自己特有的个性: ①产生的特征——原始性信息,按其形成特点可分为原生性信息和派生性信息。档案管理学讲义 5/ 415 档案是原始记录,是没有经过加工处理的原始信息,可作为其他信息进行再加工的原材料,而产生情报、图书和资料等派生信息。②价值特征——真实性档案是历史真迹, 记载了当事人的印章、签字、笔迹等。它最原始、最真实、最具体地反映了事物的本来原貌,是令人信服的真凭实据。因此具有重要的凭证作用和广泛的参考作用,这就决定了档案信息的有益性和实用性,所以可称作价值特征。③来源特征—