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浅谈EXCEL软件在审计实务中的运用.doc


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EXCEL在审计实务中的运用【摘要】本文以审计实务为背景,经过介绍Excel与Word软件的衔接、共享工作簿、公式函数和随机数发生器的运用,以实现提高审计工作效率、解决实际困难的目的,达到事半功倍的效果,对于当前的审计实务工作具有一定的参考应用价值。【关键词】Excel软件;审计实务运用;公式函数;随机数发生器谈到Excel软件,大家可能都十分熟悉,因为它是审计工作的好帮手,其使用频率远远超过了其它办公类软件。随着审计工作电算化程度的不断提高,无纸化的办公模式必将成为未来的发展趋势。但仅就当前而言,我们在日常审计工作中经常使用的Excel软件功能一般还局限在加减乘除的简单运算,常使用的也仅是SUM、AVERAGE、IF等一些较为简单的公式函数。一、Excel与Word软件的超衔接在出具审计报告时,若需修改word版财务会计报告附注,每位审计工作者一定十分头疼。手工修改既繁琐又容易出错。不但要花费大量时间,还增加了校正确工作量。那么,是否能够在Excel审定数据确定后,就自动生成Word版的财务会计报告附注呢?笔者认为,经过运用Excel的自动运算功能来避免手工计算的错误,同时,经过Excel与Word软件之间建立数据衔接引用,可大幅度地简化财务会计报告附注的修改过程,提高审计的工作效率。其实,自MicrosoftOffice开始,已增加了Excel与Word软件的数据衔接功能。当在Word报告附注中粘贴Excel数据表格时,其右下脚会出现选择性粘贴菜单按钮,只需选中“保留源格式并衔接到Excel”即可。如图1所示。运用该方法制作的表格,当被选中时,背景色呈灰色。若单击鼠标右键,列示的菜单条中会增加“更新衔接”的功能。经过该“更新衔接”功能,就能实现Excel与Word的数据更新衔接,如图2所示。系统的默认衔接状态是“自动衔接”到Excel,当Word文件中衔接至Excel的表格较多时,一般打开该文件速度会较慢。上市公司的财务会计报告附注表单信息量往往较大,这一点就显得尤为明显。因此,笔者建议使用“手动衔接”设置(单击鼠标右键,弹出如图2的菜单条,选中“衔接的工作表对象”→“衔接…”),弹出“衔接”菜单界面,如图3所示。我们在“所选衔接的更新方式”中将默认的“自动更新”变更为“手动更新”方式。这样Wordbeplayapp体育下载与Excel文件并非时刻保持数据更新,不必占用“宝贵”的内存,可提高beplayapp体育下载的操作运行速度。熟练掌握该方法后,除了财务会计报告附注外,尽职调查、资产评估等业务,凡是在Wordbeplayapp体育下载中需要摘抄EXCEL数据的工作都将有其用武之地。当前,实务中出具审计报告的大致工作流程是:编制审计底稿→合并报表→编写审计报告。报告附注中有大量数据,经过采用上述衔接方法后可大幅度地缩短工作时间。同时,Wordbeplayapp体育下载与Excel文件进行衔接的准备工作,可不必安排在审计完成阶段进行,完全能够提前进行准备。经过对现有工作流程的再造,将原先摘抄数据的工作时间前置,不但提高了审计工作效率,还为紧张的年审工作争取了宝贵的时间。二、共享工作簿对审定单体报表进行合并工作,是每位审计项目负责人都十分熟悉的。当母公司的下属子公司较多时,合并工作往往需要多位审计员一起分工配合完成。实务中,一般按照各人所分配的工作分头进行,当某人需要修改部分内容时,往往需要更新所有人手中的Excel文件。当分工的人员较多时,项目负责人需要对每位审计员手中的beplayapp体育下载更新工作进行时刻监控,否则就容易造成不同的更新内容存储在不同的文件中,经多次修改后容易出现混乱的现象,最后甚至项目负责人都难以区分哪份beplayapp体育下载系“最终稿”。为防止更新内容混乱,解决上述问题的办法一般是采用串联式的工序分配方法。可是,审计工作一般存在一定的时间限制要求,因此,实务中大家往往只能采用并联式的工序分配方法,即“分头进行、同时开工”。那么,是否有避免并联式作业产生混乱情况的办法? 笔者向大家介绍Excel软件中的“共享工作簿”功能。由于并联式作业系“分头进行、同时开工”,我们可让合并审计组成员连接在一个局域网中(当然,随着电脑配置的不断提高,无限网卡也已成为大多数电脑的基本配置,构建一个无线局域网已不再是难事)。由项目负责人打开一个Excel合并报表附注文件,然后单击菜单栏中的“审阅”→“共享工作簿…”,并在弹出的“共享工作簿…”菜单界面中,选中“允许多用户同时编辑,同时允许工作簿合并”单选框。这时,局域网内的其它成员就能够同时编辑该合并文件了。由于,所有的更新内容系保存在一个相同的Excel文件中,电脑将累计保存局域网中每位审计员对该文件的信息修改内容,以保证该文件永远是“最终稿”。当不同的审计员对同一单元格内容进行修改时,该单元格右上方将出现最近次修改者名字和修改时间,以提示审计员对需重复修改信息的确认,以保证修改内容的“最终性”

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  • 时间2020-03-25