行政前台工作内容.doc

前台行政工作一、卫生清洁会议室、会客室、副总、总经理办公室、茶水间、公共区域卫生1、上班第一时间根据当天情况调整空调,整理会客室跟上级的办公室。注意事项:烟灰缸需铺上纸巾后滴水。k0{-N7^!v$b*i:f6V2、早上各个办公室进行开门、开窗通风;如有脏污需及时清理。需要提醒办公室员工对自己的办公区域进行及时清洁;3、查看各个办公室饮水机是否有水,若已无或已不够当日饮用,即刻联系送水(客户编号:XXX,订水电话:XXXXXXX);查看纸杯、抽纸等是否足够,及时添置;3Z;a总经理、副总办公室桌等清洁;会客室的茶具清洗;5、下班前关掉会客室茶桌电磁炉的开关,关好门窗。6、下班前整理好办公桌椅,电脑与电脑的摆放需做到横看竖看均为一条直线,电话需统一摆放,保持整洁度。7、下班时检查门窗、空调、电源等是否关闭。二会议例会:每周星期二上午10:00,如有变动另行通知。$D得到准确会议通知时,在会议开始5分钟前通知参会者,准时到达;会议开始前做好会议签到,无法及时参会者,需得到领导批准。1B'Uw4f(b+q需要进行会议记录,按格式编排,需存档纸质版会议记录。;{%s-z9q*h三文印、传真、快递、电话管理工作1、行政助理负责对打印机进行保管、检查等工作,办公室设备如若出现故障或耗材缺失,应第一时间进行维修,确保不影响各部门正常使用。8`!S8p4_:q-传真工作'};C%E:I%K6d7F$w传真件必须按照公司已有的模板传送。t;g:U^3C(h:s3、快递工作收发快递,按照已有版本登记。所收取的快递在下班时间由收件人领取(急件除外)。(,X%^0C,N)C'J"四办公用品采购与管理1、各部门需求计划收集每月25日前收集各部门下月的物品需求计划,进行汇总,同时根据库存情况编制采购申请表,交由副总审批;:'Y9~D)K2、其他公共物品采购计划公共物品包括:茶杯、纸巾、打印纸等非各部门需求计划内的物品,以及其他原公司没有但经过调查发现需要采购的物品,此项公共物品若临时急用,可报经副总,进行临时采购,如果非急用,可在每月25日前汇总需求计划,进行集中采购。3、采购流程$b9`3G;E)xC2l6n/q一般日用品(非办公家具、设备等大型物资)由行政助理进行采购,流程如下:A、首先编制采购申请表,交由副总审批;7O1U:{"I,r%H)?+L9AB、凭借审批的采购申请表到财务处办理借支手续;:o8J8d1h8F-FC、一般是到黄沙谊园(荔湾区黄沙大道28-32号)如有其它更好建议亦可。L,o6D、采购结束后,填写报销单(含价格),整理好票据,交由财务审批;E、做好办公用具入库;J'k/j%i"|五、办公用品发放1、任何办公用品的领用均需要登记;每月集中采购的物资(按照各部门的需求计划)在采购结束后,月初予以集中发放;2、办公室内物品领取均需登记。每月定时对办公用具进行盘点。六、办公用品使用管理,U4_5m,U4u'm7O8l1、对于借用的物品,需要归还的,需要跟踪归还时间,到时间还未归还的要与之沟通,超过三天的需说明原因及归还时间;2、对于交还的物品的完好性,需要予以当场双方检查确认,如有问题视情况需要借用人承担的,由借用人原价赔偿或重购;确认无误后签字;5e+GV/M6W七来客接待接待流程:1、客户进门