档案数字化建设.doc

档案数字化建设.doc:..档案数字化建设数字档案馆建设探索与思考档案是人类活动的真实记录,是人们认识和把握客观规律的垂要依据。借助档案,我们能够更好地了解过去、把握现在、预见未來。档案工作是一项记录历史、传承文明、服务社会、造福人民的重要工作。新千年伊始,随着深圳、青岛数字档案馆的和继建成,全国各地掀起了数字档案馆建设的热潮,档案工作正面临着自我发展的机遇与挑战。数字档案馆打破了传统的档案管理模式,运用现代科技手段接收、保管、利用档案,为档案工作适应社会主义市场经济需要和服务和谐社会建设开辟了一条新的路子,其发展前景十分美好。然而,近年來,围绕数字档案馆建设这一热门话题的探讨是仁者见仁,智者见智。一、充分认识数字档案馆建设的必要性,客观地止视建设中的因难(一) 从数字档案馆建设屮资金投入问题看其建设的必要性数字档案馆建设需耍大量的资金投入,一想到这一点,我们政府有关部门和档案行政管理部门就望而却步,有的甚至连争取建设资金的念头都没有了。诚然,数字档案馆建设的确需要人量资金做保证,但是它是在构建一全新的档案馆,不但其价值会超过我们重新建设一座传统的档案馆。而且和修建传统档案馆和比,即使深圳数字档案馆和上海浦东数字档案馆花费的资金也是其传统档案馆建设资金的十分之一。目前,各地方都在考虑修建新的档案馆,然后再说数字档案馆建设问题,这是我们档案部门普遍的传统的思维方式。为什么我们不可以优先解决数字档案档案馆建设问题呢?美国1998年颁布的《政府无纸办公法案》规定联邦政府的各个部门采用电了方式呈报材料和业务交流以逐渐实行无纸作业,在2003年10月31日前实施无纸办公。我国的档案管理现在实行的是纸质档案和电子档案双轨制保存,也许不久的将來也会象美国一样取消纸质文件。那么我们修建那么多的库房到时又用來装什么呢?另一方而,数字档案馆建设不彖修建传统的档案馆,它不需要耗费人量的资源,而数字档案馆的人量建设会使其建设的成木越來越低。从经济学角度来说,数字档案馆建设还会拉动这个高科技产业的蓬勃发展。(二) 从资金投入产出效益来说,数字档案馆建设是为政府节约大量资金。1、 在我国档案工作者头脑中成木效益观念是相当淡薄的。很少有人关心档案管理保管利用的成木效益问题。这样就岀现了两种情况,一方而是许多已经完全没有保存价值的文件和太多的重份文件被保存着。另一方而,很多重要的文件而没有作为档案保存,比如,中共中央冇关农村改革的一号文件可能在全国各级档案馆要保存几千份,冇的甚至在同一个档案馆中也被不同的全宗单位保存,而各级各类机关中冇的业务技术文件却未能作为档案保存,使这类信息资源、资产逐渐流失。而数字档案馆在全国的建设,将为这两个方面的问题捉供解决途径,从而为政府节约大量资金。2、 数字档案馆的早日建设使人量的电子档案能够被有效地管理,从长远來说是节约资金。一是节约了本身的电了档案因管理不好重新被数字化的费用。拿徳阳市來说吧,右]2001年推行了利用计算机辅助归档文件整理,并在2005年9月份开始进行了电子档案原文管理,但是由于各个机关档案室档案人员操作水平的原因,一年中由于计算机病毒、重装操作系统等原因,造成电了档案丢失率达到60%,按照市120个进馆档案全宗,每个全宗单位平均400份电子档案计算,那么全