档案工作管理制度.doc

档案工作管理制度
江苏省苏州质量技术监督局
目录




、鉴定和移交制度



9 . 电子文件归档管理制度
10. 公文处理、印鉴管理制度
苏州质监局档案工作管理制度
为加强本单位档案工作的业务建设,逐步实现机关档案工作规范化,不断提高科学管理水平,有效地为单位工作服务和为国家积累档案史料,根据《中华人民共和国档案法》、省、市档案管理等有关规定精神特制定本制度。
一、立卷归档制度
(一)单位文书部门和业务部门,将处理完毕的文件经过整理立卷,由档案部门集中保存。
(二)归档范围:

⑴文书档案
①本单位颁发的(包括转发及与其他机关联合颁发的)各种请示、报告、汇报以及上行文、平行文的文件和签发稿等。
②本单位召开的各种重要会议、专题会议和参加上级机关召开的重要会议及本单位领导在各种重要会议上与本单位主要业务有关的通知、议程、纪要、决议、发言稿、名册等各载体资料。
③本单位支部会议、民主生活会议、办公会议记录。
④本单位各项人事材料等。
⑤本单位种类年度先进、工作总结、汇报、统计报表、党员名册等。
⑥本单位在业务工作中形成的、制度、办法、调查报告合同、参考利用价值的文件资料、图纸、照片及光盘等材料。
⑦永久性保存的信访案件、违纪案件的档案材料。
⑧本单位接待重要来宾中形成的文件、声、像等材料。
⑵权证档案
属于本局管辖房屋的产权证、土地证以及土地使用权分割转让许可证。
⑶本单位在日常行政、党务、业务、会议、参观学****社团等工作中形成的与本单位主要职能有密切联系、有参考利用价值的照片等声像资料。
⑷本单位在工作中获得的由各级部门颁发的各类荣誉证书、奖状、奖杯、锦旗以及由本单位制发的各类纪念品。
⑸财务档案
按上级档案机关和财务部门有关财务档案收集整理等的相关规定进行收集归档。

上级党、政机关、领导对本单位的重要指示、批示、批复、通报、通知以及下发的与本单位业务相关的命令、规定、规(细)则、条例、决定、意见等的文件资料。
3、上级机关或横向单位形成的与本单位主管业务有密切关系的文件材料。
(三)归档时间:
。然后由办公室负责档案的人员,按照文件的内容和性质,分永久、长期、30年和短期、10年进行整理,分门别类,编写目录,装订后由档案室统一保管。
,然后归档。
(四)归档要求
单位领导和各处室文件办理完毕,应将具有保存价值的来文、复文,包括领导签发的底稿、批示等材料,收集齐全(本单位发文与联合发文各一式二份),及时送办公室归档,外出参加会议带回的重要文件整理一份送档案室归档,个人不得保存,更不能占为已有。
二、档案保管制度
单位应根据保存档案资料的数量,设置必要的档案专用库房和柜橱。并设有防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫等设施。同时还需配备复印机、扫描仪、照相机、抽湿机、温湿度机、空调机以及白炽灯具等设备设施
档案库房管理要有专人负责,库房内不得堆放杂物。定时做好库房内温度记录。

三、档案保密制度
、健全档案保密组织,做到“三落实”,即领导落实、组织落实、人员落实;“四及时”,即对机关文件材料做到及时登记,及时传阅,及时催(承)办、及时归卷;“四不”,即文件材料不积压、不错漏、不遗失、不泄密。
,做到不该说的绝对不说,不该问的绝对不问,不该看的绝对不看。
,加强对保密档案的管理和利用。密级的变更和解密,必须按国家有关规定办理。凡是违反保密规定,造成损失的要根据情节轻重依法追究法律责任。
四、档案利用制度
,积极主动地做好利用工作。
《案卷目录》、《全引目录》、《归档文件目录》、《专题资料目录》以及与本单位业务有关的各种《专题索引》等。
,开展档案的编研工作,积极配合有关部门编写全宗介绍、组织沿革、大事记、基础数字汇编、发文汇集、专题文件汇集等汇编资料。
,查阅本职工作范围内的档案,需说明情况,办理登记手续后,直接到档案室查阅;查阅非本处室或其它重要档案,需经有关处室处长或办公室主任批准。
,需持单位介绍信,查阅重要档案需经办公室主任批准,本单位档案一律不