档案数字化加工方案.doc

(三)数字化加工部分 1
. 需求分析与总结 1
. 参考的国家标准及技术规范 2
. 数字化加工实施细则 3
. 本项的扫描加工流程 3
. 生产流程有以下几个主要的步骤组成: 4
. 档案整理 5
. 著录标引 6
. 纸件扫描 7
. 图像处理 8
. 质量检验 10
. 档案还原装订 10
. 数据存储与备份 12
. 档案电子数据与XXXXXX烟草档案系统的无缝挂接 12
. 项目所采用的OCR处理技术介绍 12
. OCR(光学字符识别)技术 12
. 所采用的OCR及双层PDF生产流程 13
. 生产流程逻辑示意图 14
. XXXXXX档案数字化服务特点 15
. 自动化程度高 15
. 标准化程度高 15
. 严格的质量控制 15
. beplayapp体育下载安全性高 15
. 标准的格式 15
. 方便存储与管理 16
(三)数字化加工部分
需求分析与总结
此次项目是将中国烟草总公司XXXXXX省公司及所属11个市烟草公司的约183万页纸质档案进行数字化加工并将成品数据挂接到档案管理系统中,纸质档案的折分整理、扫描与图像处理、数据的挂接与光盘备份都将严格按照国家档案局相关标准及XXXXXX省档案局相关规定,结合XXXXXX烟草档案现状定制加工技术规范与生产加工流程。
。据上述现状,具体人员安排,项目实施周期,采用标准及实施细则如下。
参考的国家标准及技术规范
《纸质档案数字化技术规范》(DA/T 31—2005)
《连续色调静态图像的数字压缩及编码》(GB/T -1998)
《电子文件归档与管理规范》(GB/T 18894-2002)
《中央档案馆接收档案的标准》
《XXXXXX省档案接收和收集管理相关规定
《归档文件整理规则》(DA/T22-2000)
《档案著录规则》(DA/T 18-1999)
《无酸档案卷皮卷盒用纸及纸板》(DA/T 24-2000)
《档案修裱技术规范》(DA/T 25-2000)
《XXXXXXXXXXXX档案数字化技术规范》
《XXXXXX烟草档案数字化技术规范》
数字化加工实施细则
本项的扫描加工流程
生产流程有以下几个主要的步骤组成:
纸质档案的整理
从档案室进行档案提卷,并记录提卷的内容,接着拆卷,并进行去污、平整化,并依据档案纸张的大小和厚薄分类。档案的整理工作主要是为了以后档案的扫描做准备。
扫描及图像处理
根据不同档案纸张的大小和厚薄,选择不同的扫描仪,较为规整的选择快速扫描仪,较薄、较厚和不规整的用平板扫描仪,这样既能达到保护档案(高速扫描仪会发生卷纸,损坏档案)的目的,也能提高档案数字化加工的速度。
查重查漏
在扫描的过程中,难免会发生重复扫描和漏扫的现象,人工的再次校对能够发现档案数字化过程中出现的情况,并即使纠正。
数据项录入
依据档案著录规范或者依据客户档案的实际著录项,录入标题、责任者、归档时间、档号等各种信息。
质量检测
对扫描图像和著录的标引数据进行检验,图像主要是检验其扫描和净化处理质量,数据项的质量检测主要是检测其录入正确率。
档案还原
完成档案数字化后,要把原先的档案原件还原成原样。
档案整理
档案交接
档案按年度、案卷提档,提档时数字化实施方的提卷人员对每卷的所有页面进行统一的编号,全卷所有文件页号编写完成后,再依据XXXXXX烟草的要求抽出不需要扫描的文件页,然后再次按序编写需要扫描的文件页号,页号编写完成后,按实际文件页数填写详细的纸质档案交按清单,并由双方主管人员签字。
档案拆分
档案拆分前要对档案进行统一的编号,编制总页号后,要从中选中需要扫描的页面。再一次编制所需扫描的页号,两个页号需用铅笔的颜色或位置区分,以确保档案还原时能够清楚区别和核时页数。
目录数据准备
按照《档案著录规则》(DA/T18)等的要求,规范档案中的目录内容。包括确定档案目录的著录项、字段长度和内容要求。如有错误或不规范的案卷题名、文件名、责任者、起止页号和页数等,应进行修改。
拆除装订
在不去除装订物情况下,影响扫描工作进行的档案,应拆除装订物。拆除装订物时应注意保护档案不受损害。
区分扫描件和非扫描件
按要求把同一案卷中的扫描件和非扫描件区分开。普发性文件区分的原则是:无关和重份的文件要剔除,有正式件的文件可以不扫描原稿。
页面修整
破损严重、无法直接进行扫描的档案,应先进行技术修复,折皱不