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第一章档案概论
一、定义:档案是机关、组织和个人在社会活动中形成的,作为历史记录保存起来以备查考的,文字、图像、声音及其它各种方式和载体的文件。其含义包括:
是各种组织和个人在特定的社会活动中积累形成的(重要特点之一);
保存起来以备查考的历史文件;
信息记录的方式和载体是多样的。
档案是原始的历史记录(主要特点和本质属性)
二、档案形成
档案是由文书转化而来的。转化条件有三:
1、办理完毕的文件才能成为档案
所谓办理完毕是相对而言的,主要是指完成了文书处理程序,不能理解为一切文件都要把文件中所说的事情全部办完,才算办理完毕。情况有以下三种:
A、文件内容要求马上办理完毕,并且已经办理完毕。
B、文件内容要求长期执行(办理),但只要完成了文书处理程序也算一种,如国家的法律、条约、契约、合同、经济远景规划等,只要经过签收、传阅、研究讨论和贯彻执行也算办理完毕。
C、不需要具体办理,只需完成文书处理程序就算办理完毕
从这个角度来看,可以说“文件是档案的前身,档案是文件的归宿”。
2、具有一定查考利用价值的文件,才能成为档案。
从这个角度来看,可以说“文件是档案的基础,档案是文件的精华”。
3、按照一定的规律保存起来的文件,才能最后成为档案
归档和保存是文件转化为档案的标志和界限;
从这个角度来看,可以说“文件是档案的因素,档案是文件的组合”。
三、档案的划分:
1、从来源,载体,内容,时间,所有权划分;
2、我国常见的划分方法为:文书档案、科技档案、专门档案。
四、档案的知识属性和信息属性(一般属性的重要表现):
1、档案是存储和传播的知识的一种形式;
2、档案是一种重要的信息资源(原始性和回溯性)。
五、档案的主要作用
1、机关工作的查考凭据
2、生产建设的参考依据
3、政治斗争的必要工具
4、科学研究的可靠资料
5、宣传教育的生动素材
6、维护权益的法律证书
六、档案的基本价值
1、凭证作用:客观的记录了以往的历史情况并保留着真切的历史标记;
2、参考作用:也叫情报价值它记录了人们在各种活动中的思想发展。
七、档案发挥作用的规律性
1 、档案作用的时效率和拓展率
从机关(第一价值)向社会(第二价值)拓展;
档案作用向多元化拓展(利用者和用户数量增多,交错扩大,更富有持久性)
2、档案机密性的递减律和社会性递增律
3、档案的行政弱化率和科学作用强化率
4 、实现档案价值的条件率
A、受社会发展水平的限制;
B、受公众对档案认识水平的限制;
C、受档案管理水平的限制;
D、档案的利用实践(基础)。
第二章档案工作概论
一、档案工作的定义
档案工作的内容有广义和狭义两种解释。
1、广义上说,是指档案事业所包括的档案馆工作、档案室工作、档案事业管理工作、档案教育、档案科学研究和出版工作等。
2、狭义上说,是指档案室和档案馆所从事档案业务工作,即用科学原则和方法管理档案,为党和国家各项事业服务的工作。
二、档案工作的内容
档案业务工作内容有六环节之说和八环节之说。
1、六环节之说档案业务工作内容可分为:
收集(集中保存)、整理(分门别类)、鉴定(去粗取精)、保管(系统的管理)、统计(对数量的观察和分析)、提供利用。
其中前五环节为基础工作,后一环节为提供利用的工作(基础是利用的前提,利用是基础的目标)。
档案业务工作的划分不是绝对的
随着档案工作的发展而发生变化,检索和编研成为独立的工作内容,把它们加上去,六个环节就变成八个环节。
三、档案工作的性质
1、档案工作是一项管理性的工作
A、档案工作是专门负责管理档案的一项业务工作
B、是某种管理工作的组成部分
C、是专门管理档案的科学性工作
D、档案人员必备的档案科学知识:
a、档案管理的基础知识;
b、与相关档案有关的专业知识;
c、学****掌握档案管理的现代知识和理论。
2、是一项服务性的工作(是档案工作赖以生存和发展的基本因素)
3、是一项政治性的工作(服务方向和机要性)
4、除此之外,还有"条件性、科学性"等提法。
四、档案工作的基本原则
1996年9月5日公布的《中华人民共和国档案法》规定:档案工作实行统一领导、分级管理的原则,维护档案完整与完全,便于社会各方面的利用。这便是档案工作的基本内容。
1、统一领导、分级管理
A、所谓统一领导,就是对全国档案工作实行全面规划和统筹安排,制定统一档案法规和业务标准,提出统一的方针政策,实行统一的指导、监督和检查。
B、所谓分级管理,是指全国档案工作由各级档案事业管理机关分层负责地进行管理。
C、所谓行政机构分层负责管理,是指中央和地方专业主管机关