集团公司会务接待工作手册.doc

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方接机~首先要确认对方的人数、航班号、起飞时间和随行联系人电话。接待人员要提前落实航班到达时间~并及时更新航班信息~安排好接机车辆~制作接站牌。接到来宾后~应热情主动地自我介绍~帮助来宾拿行李。待来宾到齐、行李件数确认后~接待人员应尽快带领来宾返回。8如重要贵宾~接待人员可以提前联系机场~申请贵宾通道并提前到达贵宾厅~交费办理接机手续等。接到贵宾后可询问贵宾是否需要稍事休息再上车。,三,火车站接待接待人员应提前落实接站车辆和制作接站牌~并在出发前致电来访方的随行联系人~确认火车是否正点运行~告知对方自己将在何处等候。若对方身份比较尊贵~则需提前办理相关手续~到站台迎接。接到来宾后~接待人员要热情主动地自我介绍~帮助来宾拿行李。接待人员应提醒来宾注意保管好行李和随身物品~并尽快引领来宾离开火车站广场~返回。,四,来宾自驾车来宾自行驾车来到公司。接待人员要提前与来宾约定好时间和下车地点~向来宾清晰介绍公司的地理位臵和行车路线。当日~接待人员应提前致电来访方的联系人~询问对方位臵~再次确认下车地点并表明自己将在那里等候。如有需要~还应邀请出席接待的领导一同前往等候。,五,送行应尽早了解对方离开的日期时间和交通工具~据此安排有关领导和车辆为客人送行。四、会谈,一,会谈的前期准备工作首先~接待人员根据对方的来访要求确定会谈时间和内容~并请9相关人员出席,根据会谈的规格和出席人数尽早预定会谈场地。随后~接待人员将拟定的接待计划及相关资料分送相关领导和出席人员。重要会谈~还应准备多媒体设备~制作领导名牌~注意领导排位。若有需要~还要联系相关新闻媒体进行报道~请专人负责会议记录。,二,会谈当天的准备工作当天~接待人员应提前检查会场的布臵情况。保证会场整齐干净~有足够的座椅~有工作人员倒茶。如有需要~还要调试多媒体设备~摆放领导姓名座位牌和鲜花。如有媒体参与~还应特意为媒体准备一份介绍会谈概况的新闻稿。,三,会谈接待人员将来宾引领至会谈地点后~先进行主客之间的相互介绍。按照礼仪~应先把宾客介绍给主人~再把主人介绍给宾客。会谈期间~接待人员应坐在出入方便的位臵~根据领导和来宾的需要随时提供服务。接待人员应注意会谈的节奏~如需要~委婉地提醒相关人员把握时间。,四,会谈结束会谈结束~接待人员应注意清理会场的工作~如回收会议资料,领导姓名座位牌,与相关媒体联系~撰写新闻稿、跟进报道等。如有需要~尽快整理完成会议纪要~及时传递给与会人员。五、参观根据来宾的要求及公司的实际情况~可安排一些参观活动。根据来访者的不同要求来选择。如果对方想了解广州的历史文10化~一般可选择陈家祠、南越王墓博物馆、中山纪念堂等具有广州地方特色的景点,若对方希望参观广州市区、购买广州特产~则可以选择天河城广场、北京路步行街等商业区。